MATERNA ohjaa asiakkaitaan menestymään
Automaatio ja itsepalvelu - yritysjohto kaikkialla miettii, miten automatisoida rutiinitehtävät ja keskittää resurssit korkean lisäarvon tehtäviin.
Helsinki, 09.11.2011
Usein automaatio ja itsepalvelu mielletään teknologiatermeiksi.
-Näinhän asia ei suinkaan ole – toki teknologia on osa kokonaisuutta, mutta liiketoiminnan omat prosessit, standardit, toimintatavat, mittaaminen ja organisaation muutoshallinnan käytännöt muodostavat keskeisen sisällön automaatioon ja itsepalveluun liittyvissä kysymyksissä riippumatta sovellusalueesta, kertoo MATERNA Information & Communications Oy:n toimitusjohtaja Irja Perkins.
Perustus: helpota työn suorittajan työtä
Toimintaympäristömme on kehittynyt - ja ennen kaikkea monimutkaistunut - huikeaa vauhtia. Niinpä pienikin häiriö voi katkaista työnteon pitkäksi aikaa - koska emme tiedä tai osaa toimia oikein häiriötilanteessa.
Ennen kuin yrityksessä laitetaan kustannusleikkurit laulamaan, kannattaa selvittää, mitä organisaation eri tasoilla tapahtuu – myös ruohonjuuritasolla.
-Monimutkaisuus siellä kertaantuu nopeasti kasvavina kustannuksina ja henkilöiden tyytymättömyytenä, Perkins painottaa ja lisää: - työ on tehotonta ja epäkiitollista. Usein näitä kustannuksia ei edes nähdä, sillä ne ovat piilokuluja.
Huolehdi: muutos pitää hallita
MATERNAn toimintatapa on selkeä: hyvä suunnittelu ei yksin riitä - suunnitelmat tulee jalkauttaa selkeiksi ohjeiksi. MATERNA kantaa tässä vastuun yhdessä asiakkaan kanssa, jotta tavoitteet saavutetaan. Asiat pitää saada toimimaan myös haastavissa tilanteissa kuten organisaation- ja toimintatapojen muutosprosesseissa, joissa tunnetusti esiintyy muutosvastarintaa.
MATERNAlla on alalta pitkä, 30 vuoden kokemus ja Suomessakin yritys on toiminut 19 vuotta.
-Tunnemme alan trendit, tiedostamme mahdollisuudet – ja myös rajoitteet, kertoo Senior Executive Advisor Tarmo Puolitaival.
Ennakoi: suunnittele huolellisesti
MATERNA on kehittänyt menetelmän, jossa rakennetaan pala palalta tavoitelähtöinen kahden - kolmen vuoden kehityssuunnitelma yhdessä asiakkaan kanssa.
-Suunnitelmassa määritellään konkreettiset, mitattavat vaiheet ja niiden väliset suhteet. Näin ollaan mahdollisimman hyvin valmiina tuleviin muutoksiin ja oikein mitoitettuja vaiheita on helpompi hallita, Puolitaival kuvailee.
Hän vertaa toimivan suunnitelman muodostaman kokonaiskuvan hyödyntämistä navigointiin.
-Hyvä suunnitelma on kuin merikartta: vaikka välillä myrskyt vaikeuttavat seilaamista haluttua satamaa kohti, merikartta varmistaa sijainnin, jottei väylältä eksytä.
Ymmärrettävyyden parantaminen vaikuttaa käytettävyyteen
Automatisoinnin voi tehdä kahdella tapaa: joko runnomalla sama tapa kaikille tai toteuttaen asiakaskohtaisesti yksilöidyn ratkaisun.
- Yksilöinnissä muunnamme terminologian ja symbolit vastaamaan yrityksessä yleisesti käytettyjä termejä ja symboleja. Näin saadaan käyttäjäkokemus miellyttäväksi – käyttö on helppoa, selkeää ja jopa houkuttelevaa, Puolitaival muistuttaa ja puhuukin yht´aikaa järjestelmän käytettävyydestä ja ymmärrettävyydestä.
Otetaanpa konkreettinen esimerkki työntekijän työsuhteen elinkaaren hallinnasta. Organisaatiot muuttuvat nopeasti ja työntekijät vaihtavat tehtäviä sekä yrityksen sisällä että eri yritysten välillä. -On aika eri asia, vaatiiko henkilön työsuhteen hallinta 10 tietojärjestelmän ja 25 valikon käyttöä vai yhden käyttöliittymän, jonka taustalla toiminta tapahtuu automaattisesti, Puolitaival kuvailee.
Entä tietoturva? Mikäli käyttöoikeudet eivät ole ajan tasalla pois lähtevien tai työtehtäviä vaihtavien osalta, vaarannetaan myös yrityksen tietoturva.
-Vaikka tietoturva-asiat olisivat kunnossa, kaikki monimutkaisuus aiheuttaa päällekkäistä ja turhaa työtä – ylimääräisiä kustannuksia, Perkins muistuttaa.
Artikkeli on julkaistu CEO Finland Magazine 2012 –julkaisussa 4.11.2011, Teksti: Päivi Remes
