Digitales Besuchermanagement

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Digitales Besuchermanagement

Zahlreiche Personen besuchen täglich Behörden. Alle Besuchstermine müssen sachgemäß dokumentiert und durchgeführt werden. Auf Basis des Formular-Management-Systems Lucom Interaction Platform® wurde eine prototypische Anwendung entwickelt, die das Besuchermanagement elektronisch abbildet. Materna hilft bei der Umsetzung dieser Projekte.

Probleme des papierbasierten Anmeldeverfahrens

Oftmals bilden sich zu Stoßzeiten am Eingang von Behörden lange Besucherschlangen, da Besucherausweise ausgestellt werden müssen. Die Empfangsmitarbeiter arbeiten in der Regel dazu mit ausgedruckten und avisierten Besucherlisten oder mit E-Mails, auf denen der Besuch in unterschiedlicher Form angekündigt wird. Verfügt eine Behörde zudem über mehrere Liegenschaften, ist es in der Regel problematisch, die Besuche anderer Liegenschaften einzusehen. Hinzu kommt, dass es beispielsweise speziell für Sicherheitsbehörden besondere Auflagen zur Überprüfung gibt.

Formular-Management-Lösungen sind eine gute Alternative, um ein digitales Besuchermanagement aufzusetzen. Mit einer digitalen Lösung können Behörden das bisher aufwendige und papiergebundene Anmeldeverfahren komplett elektronisch und damit medienbruchfrei abwickeln.

Vorteile

Zahlreiche Vorteile

  • Beschleunigt die Einlassprozedur
  • Vereinfacht die Nachweispflicht
  • Gestaltet das Verfahren übersichtlich und einheitlich
  • Komplett elektronisches und medienbruchfreies Anmeldeverfahren
  • Wiederverwendung bereits erfasster Besucherdaten
  • Einsichtnahme in an anderen Liegenschaften erfolgte Besuche
  • Statistische Auswertungen

Pilotprojekt beim BSI

Anwendungsbeispiel Pforte 4.0

Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) testet die Pforte 4.0 bereits als Pilotanwendung. Dort werden die Besucher über die Formular-Management-Lösung eingetragen, durch den Geheimschutz genehmigt und an der Pforte erfasst. Auch sind die Besucherausweise seitdem personalisiert, da sie nun mit dem Namen des Besuchers, der Liegenschaft und dem Besuchsdatum bedruckt werden.

Lucom Interaction Platform (LIP)

Lucom Interaction Platform (LIP)

Die Lucom Interaction Platform ist die Basiskomponente für intelligente Onlineformulare und elektronische Antragsprozesse. Durch sie ist die Verpflichtung der Behörden in Bund und Ländern, ihre digitalen Verwaltungsprozesse bis spätestens 2022 online anbieten zu müssen, einfach umzusetzen. Sie verfügt über vordefinierte Schnittstellen zur Authentifikation, stellt den Nutzer in den Mittelpunkt des Antragsprozesses, kann Onlineformulare automatisiert erstellen und darüber die Entstehung eines digitalen Verwaltungsprozesses deutlich beschleunigen.

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