CMIS-X – Integration der Aktenführung in den Windows Explorer

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CMIS-X – Integration der Aktenführung in den Windows Explorer

Mit CMIS-X hat Materna ein Konzept für die Verwendung der Grundfunktionalität aktenführender Systeme innerhalb des Windows Explorers entwickelt. Mit CMIS-X können Anwender Dokumente schnell und einfach in ihrem DMS ablegen oder diese einsehen, ohne dabei das DMS selbst benutzen zu müssen.

CMIS-X integriert Ihr aktenführendes System in den Windows Explorer

CMIS-X ist für alle Anwender bestens geeignet, die mit den Bedienoberflächen von Microsoft Windows und Microsoft Office vertraut sind und diese Oberflächen auch für das Arbeiten mit Dokumenten-Management-System-basierten Ablagestrukturen nutzen wollen. Hierzu verbindet die Lösung CMIS-X Dokumenten-Management-Systeme, wie zum Beispiel DOMEA von OpenText, mit dem Explorer von Microsoft und stellt dem Anwender die aus dem DMS bekannten Funktionen auch im Explorer bereit. Das DMS arbeitet dabei für den Anwender unmerklich im Hintergrund. Dem Anwender bietet sich dann ein hierarchischer Zugriff auf Aktenplan, Akten, Vorgänge und Dokumente. Metadaten werden übersichtlich im Windows-Detailbereich angezeigt. Voraussetzung dafür ist die spezifikationskonforme Implementierung der CMIS-Schnittstelle auf Seiten des DMS. Dies muss individuell geprüft werden. Die Integration in den Explorer erfolgt dann als Individual-Lösung für den jeweiligen Bedarf.

In Migrationsszenarien interessant

Insbesondere beim Wechsel eines DMS in ein anderes DMS wird CMIS-X zum Migrationstool: Dokumente lassen sich per Drag & Drop oder den gewohnten „Speichern unter“-Dialog aus dem Office-Programm heraus ablegen. Auch das Ablegen von E-Mails zu einem Vorgang erfolgt durch einfaches Drag & Drop aus Outlook. Neue Vorgänge inklusive Dokumenten lassen sich leicht und sicher erstellen. Vorgänge, Dokumente, Dokumentordner und Referenzen lassen sich wie gewohnt verschieben und alle Schritte sind protokollierbar. Dank automatisiertem Check-In und Check-Out kann der Anwender Dokumente revisionssicher bearbeiten. Die Migration der Akten kann damit manuell überprüft oder sogar für Einzelfälle angestoßen werden.

CMIS: Internationaler Standard für das Enterprise Content Management

CMIS-X basiert auf dem internationalen Standard CMIS (Content Management Interoperability Services), einer Spezifikation für den einheitlichen Zugriff von Geschäftsapplikationen auf die oft proprietären Ablagesysteme bei Enterprise Content-Management-Systemen. Der Standard unterstützt die Verwaltung von Dokumenten, wie etwa Vorgänge erstellen, lesen, aktualisieren, löschen sowie ein- und auschecken einschließlich Dokumentversionen und deren Metadaten.