Elektronische Aktenführung / DOMEA®

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Elektronische Aktenführung / DOMEA®

Vollautomatisiertes Verfahren unterstützt Bundesamt für Justiz

Bedingt durch eine neue Gesetzeslage müssen Unternehmen seit 2007 Jahresabschlüsse beim elektronischen Bundesanzeiger einreichen. Im Falle der Nichtoffenlegung droht ein Ordnungsgeldverfahren durch das Bundesamt für Justiz. Die Folge: Das Bundesamt für Justiz musste in kürzester Zeit rund eine halbe Million Unternehmen anschreiben und sie unter Androhung eines Ordnungsgeldes zur Offenlegung ihrer Jahresabschlüsse auffordern. Diese organisatorische und technische Herausforderung hat die Behörde gemeinsam mit Materna gemeistert. Die Basis bildet ein zum größten Teil automatisiertes Verfahren.

Für Konzeption und Umsetzung einer geeigneten IT-Lösung sowie ihre anschließende Inbetriebnahme hat das BfJ die Experten von Materna mit ins Boot geholt. Im Rahmen des Projektes haben die Verantwortlichen die Arbeitsabläufe festgelegt, die Schnittstellen erarbeitet und Vorüberlegungen zu den elektronischen Mitteln des Verfahrens getroffen. Die Verwaltungsprozesse hat Materna mit UML-Werkzeugen (Unified Modelling Language) analysiert und modelliert. So stellte sich heraus, dass im ersten Schritt rund eine halbe Million Androhungsschreiben erstellt, ausgedruckt und versendet werden mussten.

Voll automatisiert: EHUG in der Praxis
Bei der technischen Umsetzung fiel die Entscheidung auf DOMEA® von Opentext. Das BfJ hatte bereits gute Erfahrungen mit dem elektronischen Vorgangsbearbeitungssystem mit elektronischer Aktenführung gemacht. Darüber hinaus hat Materna den so genannten Terminlauf-Agenten neu entwickelt. Dabei handelt es sich um eine unterstützende Fachanwendung, die vollautomatisiert verschiedene Teilschritte umsetzt, ohne dass ein Sachbearbeiter tätig wird: Sie nimmt die durch den Bundesanzeiger gemeldeten Daten auf, erstellt die Akte und das Androhungsschreiben, beauftragt den Postversand und überwacht die Termine. Mithilfe einer verschlüsselten Web-Services-Schnittstelle vom Fachverfahren zum Bundesanzeiger gelangen alle Meldungen des Bundesanzeigers über Offenlegungen der Unternehmen in den Terminlauf-Agenten. So waren die hochperformant ausgelegten Server im Rechenzentrum des BfJ während der ersten Wochen des Produktionsbetriebs mit der vollautomatisierten Erstellung der amtlichen Androhungsschreiben beschäftigt.

Der Bundesanzeiger prüft, ob ein Verstoß gegen die gesetzlichen Offenlegungspflichten vorliegt und meldet dies dem BfJ. Bereits mit der Meldung des Bundesanzeigers wird durch den Terminlauf-Agenten vollautomatisiert eine elektronische Akte erstellt und eine dreistufige Aktenstruktur angelegt. Damit wird schon das erste Androhungsschreiben auf konkreter Aktenebene hinterlegt. Anschließend übergibt der Terminlauf-Agent die Anschreiben ebenfalls automatisiert an den Druckstraßendienstleister. Dieser druckt sie aus und verschickt die amtlichen Dokumente mit Postzustellurkunden. Auch hier hat Materna eine verschlüsselte Schnittstelle für den Datenaustausch mittels FTP realisiert. Der Terminlauf-Agent überwacht automatisiert die Einhaltung der Fristen sowie die Korrekturläufe des Bundesanzeigers bei Veröffentlichungen. Jedes Androhungsschreiben enthält außerdem einen Rückantwortbogen sowie ein Merkblatt, um den Unternehmen die Bearbeitung zu erleichtern. Die Schreiben sowie deren Anlagen sind mit einem Barcode und einer Dokumenten-ID versehen. So kann das System die Antworten nach dem Scannen und Auslesen des Aktenzeichens der jeweiligen Akte zuordnen. Auch die erfolgreiche Zustellung bei den Unternehmen wird automatisiert in der elektronischen Akte vermerkt.

Wurden die Unterlagen binnen der im Androhungsschreiben gesetzten Nachfrist veröffentlicht, ist das automatisierte Verfahren abgeschlossen und kein Sachbearbeiter wird mehr involviert. In diesem Falle werden nur die Verfahrensgebühr von 50 Euro sowie die Postzustellgebühr von 3,50 Euro fällig. Beide Gebühren werden bei der Bundeskasse zum Soll gestellt und gegebenenfalls durch die Justizbeitreibungsstelle des BfJ beigetrieben. Für das EHUG-Ordnungsgeldverfahren ist der Fall damit abgeschlossen. Erhebt ein Unternehmen Einspruch oder überschreitet die Nachfrist, gelangen diese Fälle in einen zentralen Postkorb. An dieser Stelle übernimmt dann ein Sachbearbeiter den Fall.

Einsprüche nach Kategorien sortiert
Rückantwortbögen wertet das Verfahren inhaltlich automatisiert aus. So lassen sich Einsprüche automatisiert kategorisieren und einer Priorität zuordnen. Berechtigte Einsprüche können auf diese Weise prioritär bearbeitet werden. Begründet ist ein Einspruch, wenn das Unternehmen beispielsweise in der betreffenden Zeitperiode noch gar nicht offenlegungspflichtig war. Oder es hat den Abschluss bereits eingereicht, dieser wurde aber beim Bundesanzeiger mangels eindeutiger Identifizierung des Unternehmens falsch zugeordnet. Unbegründete Einsprüche, wie etwa Unkenntnis von der Rechtslage, Krankheit, Urlaub, Verschulden des Steuerberaters oder technische Probleme bei der elektronischen Übermittlung, werden zurückgewiesen.

Ist der Einspruch nicht begründet, wird er verworfen, das Ordnungsgeld festgesetzt und die Kostenforderung bei der Bundeskasse zum Soll gestellt. Eine weitere Schnittstelle zur Justizbeitreibungsstelle wird angestoßen, wenn offene Forderungen zu bearbeiten sind. Erfolgt eine Beschwerde gegen die Ordnungsgeldfestsetzung, wird die Akte an das Landgericht Bonn abgegeben.

Verfahren in der Praxis bewährt
Aufgrund der Offenlegungspflicht zum Geschäftsjahr 2006 hat das BfJ rund 460.000 Ordnungsgeldverfahren eingeleitet. Rund 100.000 Unternehmen haben Einspruch eingelegt. Über 50 Prozent der erreichten Unternehmen haben binnen der sechswöchigen Nachfrist ihre Zahlen offen gelegt. Mit diesem Ergebnis ist das BfJ sehr zufrieden.

Rund 70.000 Unternehmen haben allerdings gar nicht reagiert. „In diesen Fällen werden die Sachbearbeiter tätig und haben bisher rund 40.000 Mal ein Ordnungsgeld festgesetzt“, so Projektleiter Stefan Schlauß, fachlicher Projektleiter beim Bundesamt für Justiz in Bonn.

Das Fazit ist positiv: Das Verfahren hat sich in der Praxis bewährt. Inzwischen ist EHUG Version 3.0 im Einsatz. Das Ziel wurde erreicht: Eine halbe Million Verfahren hat das Bundesamt für Justiz automatisiert eingeleitet und die Anschreiben zügig versandt. Im Anschluss wurden durch die Sachbearbeiter bereits mehr als 100.000 Fälle manuell bearbeitet. Auch wenn DOMEA® kein fachspezifisches Verfahren ist, lassen sich auch diese Schritte innerhalb der elektronischen Akte umsetzen.

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